Рекомендации по оформлению документов

Рекомендации по оформлению документов
(структура, разбор часто встречаемых ошибок при письме, построение фраз, примеры)

Содержание

1 Информативность и убедительность делового письма
1.1 Текст делового письма
1.2 Основные требования к тексту деловой переписки
1.3 Часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем
1.4 Синтаксические ошибки
1.5 Неправильное использование предлогов
1.6 Лексические ошибки
1.6.1 Неправильное использование слов и терминов
1.6.2 Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов
1.7 Плеоназмы
1.8 Тавтология
1.9 Неразличение слов-паронимов
1.10 Ошибки в употреблении слов-синонимов
1.11 Сказуемые и подлежащие
2 Рекомендации по использованию цифр и слов, обозначающих количество или порядок
2.1 Количество выраженное числом
2.2 Порядковые числительные
3 Рекомендации по написанию отчетных наименований словосочетаний, наиболее часто употребляемых в текстах письма
3.1 Названия документов, которые пишутся с прописной буквы
3.2 Названия документов, которые пишутся со строчной буквы
4 Названия академий, научно-исследовательских учреждений, учебных заведений
5 Общее правило написания названий организаций и их структурных подразделений
6 Название железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов, станций метро
7 Сложные названия организаций и мероприятий
8 Сложные названия организаций, начинающиеся с географического определения
9 Названия структур Вооруженных Сил РФ
10 Написание дат
11 Обозначение временных периодов
12 Формы обращения в письмах
13 Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней
14 Название средств массовой информации, зрелищных предприятий и учреждений (театров, музеев, парков и т.п.)
15 Сокращенные названия организаций
16 Местоимения «Вы» и «Ваш» при обращении к лицам
17 Названия праздников, торжеств
18 Обозначение диапазона значений
19 Номера телефонов, двойные и литерные номера домов
20 Написания сложных существительных и прилагательных с числительными в составе
21 Сочетания знаков препинания
22 Склонение фамилий
23 Рекомендации по построению фраз
24 Сокращения как заменители слов и словосочетаний
25 Виды писем
25.1 Письма-приглашения
25.2 Письма-просьбы
25.3 Письма-предложения о сотрудничестве
25.4 Сопроводительные письма
25.5 Письма-запросы
25.6 Письма-благодарности
25.7 Информационные письма
25.8 Письма-ответы (отказы)
25.9 Гарантийные письма
25.10 Заключение контракта

1 Информативность и убедительность делового письма

1.1 Текст делового письма

Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется.
В деловой переписке используется обращение «Уважаемый...», при этом восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.
Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам одной профессии.
Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Например: Комитет просит, если это возможно, выслать методический материал.
В деловой переписке не принято употреблять местоимение «я». Вместо «Я прошу...» нужно писать «Прошу...», вместо «Я выполнил...» пишут «Мною выполнено...».

1.2 Основные требования к тексту деловой переписки

Прежде всего, изложение текста письма должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным по стилю. В официальных письмах не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность – использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Неуместны в деловых письмах обороты типа «Не откажите в любезности...». Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.

1.3 Часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем

В связи с тем, что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма.
Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в левом верхнем углу письма.

1.4 Синтаксические ошибки

1.4.1 Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов.
Рассмотрим три примера:
1) к 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план;
2) завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря;
3) к 20 декабря выполнил план завод «Прогресс».
В первом предложении констатируется, что завод план выполнил; во втором содержится указание, к какому сроку завод выполнил план; в третьем указывается, какой завод выполнил план.

1.4.2 Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных.
Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Например:

Правильно Неправильно
Выводы комиссии обоснованны
и справедливы Выводы комиссии обоснованные
и справедливые

1.5 Неправильное использование предлогов

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о создании. Например: в наше предприятие распределены на работу молодые специалисты (правильно: на наше предприятие).
В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрах и т.д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о». Например: управляющий банком отметил о важности поставленного вопроса (правильно: управляющий банком отметил важность поставленного вопроса).

1.6 Лексические ошибки

1.6.1 Неправильное использование слов и терминов.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова знакомы узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение.

1.6.2 Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.
Часто в деловой язык попадают слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплён русский эквивалент. Например: срок выполнения может быть пролонгирован (вместо продлён). Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

1.7 Плеоназмы

Одной из причин Плеоназмов (от греч. р1еоnаsmos - излишество) является неправильное употребление иностранных слов, например: «промышленная индустрия», - в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»; «форсировать строительство ускоренными темпами», - «форсировать» означает «вести ускоренными темпами»; «в апреле месяце», - апрель – именно месяц. Плеоназмы засоряют язык.

1.8 Тавтология

Это смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Например: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы.

1.9 Неразличение слов-паронимов

Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по смыслу: гарантийный – гарантированный; поместить – разместить и т.д. Часто составители деловых писем вместо слова «командированный» употребляют слово «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и означает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием.
Слова «представить» и «предоставить» имеют разное значение, например:

Значение слова Пример
представить
предъявить, сообщить представить список сотрудников,
представить доказательства
познакомить с кем-либо представить коллективу нового работника
ходатайствовать о повышении,
о награде представить к очередному званию,
представить к ордену
составить, обнаружить представить (собой) значительную ценность
мысленно вообразить представить (себе) картину боя
изобразить, показать представить в смешном виде
предоставить
отдать в чьё-либо распоряжение, пользование предоставить квартиру,
предоставить транспортные средства
дать право, возможность сделать, осуществить что-либо предоставить отпуск,
предоставить слово
разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра предоставить самому себе,
предоставить дело случаю

1.10 Ошибки в употреблении слов-синонимов

Синонимами называются слова с одинаковым или близким значением: возвести – построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому. Глагол «построить» может употребляться в любом контексте и сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо: построить дом, завод. Глагол «возвести» в соответствии со значением приставки воз- может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены.
Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может быть синонимичным другому только в одном отношении. Например, характерное для деловых текстов слово «запрос» в одном из значений синонимично слову «требование». В то же время оно не имеет присущего слову «требование» значения – норма, порядок, которому кто-то или что-то должно соответствовать.

1.11 Сказуемые и подлежащие

Для официально-делового стиля характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним словом, а целостным по назначению сочетанием слов.
Варианты согласования сказуемого с подлежащим, характерные для официально-делового стиля:
а) при подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на «один», сказуемое употребляется в форме единственного числа. Например:

Правильно
Неправильно

В 2005 г. на предприятие был
принят 21 специалист В 2005 г. на предприятие были
приняты 21 специалисты

б) при подлежащем, имеющем в своём составе имя числительное, означающее «два» или более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа. Например: на заседании педагогического совета будут обсуждены (будет обсуждено) два доклада.
Необходимо учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчёркивает внутреннюю нерасчленённость, целостность того множества, о котором идёт речь. Например: заводу выделено 12 автомашин.
Единственное число используется, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенным сказуемым действию или признаку. Например: было рассмотрено три проекта; было продано 10 костюмов. Форма множественного числа сказуемого используется в тех случаях, когда составитель документа хочет подчеркнуть активный характер действия каждого лица. Например: 12 рабочих цеха добились отличных показателей.
Подлежащие, включающие слова «большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много», «немало», «несколько», «количество», «число», «не меньше чем», а также отрицательные и неопределенные местоимения («никто», «ничто», «кое-кто»), употребляются со сказуемыми в форме единственного числа, т.е. сказуемое согласуется с подлежащим по грамматическому принципу. Например: большинство голосовало против; ряд предложений проекта не подкреплён расчётами.
При подлежащем, выраженном местоимением «кто», сказуемое ставится в форме единственного числа. Например: тот, кто представит лучшую программу, будет награждён.

2 Рекомендации по использованию цифр и слов,
обозначающих количество или порядок

2.1 Количество выраженное числом

Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. Например: 205 000 записывается так: 205 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Например: дефектных изделий должно быть не более трёх. Аналогично обозначаются временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней.
Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и т.д., оно записывается цифрами. Например: требуется 2 кг масла. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы. Например: 253 720 руб.

2.2 Порядковые числительные

Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее падежному окончанию. Например: шероховатость поверхности по 6-му классу точности. При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз. Например: изделия 1, 2 и 3-го сорта.
Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято записывать порядковые номера месяцев, кварталов.
С помощью цифр можно записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим указание на число. Например: 100-процентный, 20-километровый, 5-миллиметровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, означающего единицу измерения: 20-км; 5-мм.

3 Рекомендации по написанию отчётных наименований
словосочетаний, наиболее часто употребляемых
в текстах письма

3.1 Названия документов с прописной буквы

Названия документов, которые пишутся с прописной буквы: Конституция Российской Федерации, Декларация прав и свобод человека и гражданина, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Федеральный договор, Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию (название), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Названия документов во множественном числе пишутся со строчной буквы: указы, законы.
Название документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т. п.) пишутся с прописной буквы и без кавычек: Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по делопроизводству, Положение о документообороте организации.

3.2 Названия документов со строчной буквы

Вид документов с предшествующим родовым словом, не включённым в заголовок, пишется со строчной буквы: технологическая инструкция «Ввод информации», постановление Правительства Российской Федерации, решение городского Совета, постановление главы города, распоряжение главы города, приказ директора департамента.

4 Названия академий, научно-исследовательских учреждений,
учебных заведений

В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название: Российская академия наук (РАН), Российская академия медицинских наук (РАМН), Институт ядерной физики Сибирского отделения Российской академии наук, Кемеровский государственный университет (КГУ).
Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы: медицинское училище № 1, новосибирская средняя школа № 2.

5 Общее правило написания названий организаций
и их структурных подразделений

В названиях организаций единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Российский детский фонд, Фонд социальной поддержки населения, Учреждение юстиции Кемеровской области по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, Федерация профсоюзов Кемеровской области, Ассоциация сибирских и дальневосточных городов.
Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро обмена жилплощади, поликлиника № 17 Дзержинского района.
Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы: биржи и банки Кемеровской области.

6 Название железнодорожных станций, вокзалов,
аэропортов, станций метро

В названиях железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений: аэропорт Толмачёво, вокзал Томск-Главный, станция Юность.
Станции метро следует писать без кавычек, с прописной буквы первое слово и имена собственные: станция метро Октябрьская, Красный проспект, Площадь Ленина.

7 Сложные названия организаций и мероприятий

Сложные названия организаций и мероприятий, начинающиеся словами: Государственный, Всероссийский, Центральный, Международный или порядковыми числительными (Первый, Второй и т. п.)
С прописной буквы пишется первое слово: Международный выставочный центр, Государственное образовательное учреждение, Томский государственный педагогический университет, Шестая зимняя спартакиада школьников г.Анжеро-Судженска.

8 Сложные названия организаций,
начинающиеся с географического определения

Пишутся с прописной буквы, если это определение входит в их состав, и со строчной, если географическое определение не входит в состав названия, а только указывает на местонахождение: Кемеровская городская регистрационная палата, но: кемеровское предприятие ЗАО «Корс».

9 Названия структур Вооружённых Сил РФ

В важнейших военных названиях Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы: Вооружённые Силы Российской Федерации, Военно-Морской Флот Российской Федерации, Военно-Воздушные Силы.
В названиях родов войск с прописной буквы пишется первое слово, когда эти названия употребляются в значении официальной части Вооружённых Сил: Войска противовоздушной обороны, Ракетные войска, но: ракетные войска обеих армий.
В названиях управлений и подразделений Министерства обороны Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Генеральный штаб Вооружённых Сил Российской Федерации.
Название военных округов, гарнизонов пишутся с прописной буквы: Сибирский военный округ, Кемеровский гарнизон.
В названиях воинских частей и соединений с прописной буквы пишутся только имена собственные: Глуховская дивизия.

10 Написание дат

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: план на 2015 год, смета на 2015 год.
Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в октябре 2015 г., в октябре – ноябре 2015 г.; в I квартале 2015 г.; в III – IV кварталах 2015 г.; в первом полугодии 2015 г.
Слова «год», «годы» сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия.
Требуется опускать слово «год» при его цифровом обозначении на титульном листе, а также в выходных данных библиографического описания.
Рекомендуется опускать слово «год» при его цифровом обозначении, как правило, при датах в круглых скобках. Обычно это даты рождения, смерти, рождения и смерти рядом с именем какого-то лица: С.И. Иванов (р. 1925); А.П. Петров (ум. 1980).

11 Обозначение временных периодов

Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в октябре 2015 г., но: за 8 месяцев 2015 года, в 2015 году, с 1986 по 1990 год, в 2011-2015 годах.
Все виды некалендарных лет (бюджетный, операционный, отчётный, учебный год, театральный сезон), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 1998/99 учебном году, театральный сезон 2011/2015 года.

12 Формы обращения в письмах

При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям (президентам, председателям и т.д.) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!
После обращения «Уважаемый» запятая не ставится, поскольку это слово входит в обращение и является его частью – «Уважаемый Иван Иванович!».
Если в обращении не используется имя и отчество человека, то слово «Уважаемый» будет выделяться запятой – «Уважаемый, приглашаем Вас…».

13 Наименования воинских и почётных
званий, учёных степеней

Наименования воинских и почётных званий, учёных степеней пишутся со строчной буквы: генерал армии, действительный член Российской академии наук, академик, лауреат Государственной премии.
Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы: Герой Российской Федерации.
Почётные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почётные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: установить почётное звание «Народный артист Российской Федерации», «Заслуженный врач Российской Федерации», но: наградить народного артиста Российской Федерации, включить в состав комиссии заслуженного врача Российской Федерации.

14 Названия средств массовой информации, зрелищных
предприятий и учреждений (театров, музеев, парков и т. п.)

С прописной буквы пишется только первое слово и собственные имена, входящие в название: «Российская газета», Государственное учреждение культуры, «Новосибирский драматический театр «Старый дом».
Географическое определение в составе названия пишется с прописной буквы: Новосибирский академический молодежный театр «Глобус». Если географическое определение не входит в состав названия, то оно пишется со строчной буквы: новосибирский цирк.
Слова «Дворец» и «Дом», входящие в названия учреждений культуры, пишутся с прописной буквы: Дворец бракосочетания, Дом актера. Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательные существительные, а также во множественном числе и при наличии перед ними двух определений: Ледовый дворец спорта «Сибирь», дома отдыха.

15 Сокращённые названия организаций

Сокращённые названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичные (т.е. словосочетание, в полном виде пишется с прописной буквы), и со строчной, если служат наименованиями родовыми: Госзнак, Госдума, госкомитет.
Сокращённые условные названия организаций пишутся с прописной буквы в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова: проектный институт, комбинат и т.п.: проектный институт «Кемеровогражданпроект» (проектного института «Кемеровогражданпроект»), муниципальное унитарное предприятие «Горводоканал» (муниципального унитарного предприятия «Горводоканал»).
При отсутствии слов «проектный институт», «комбинат» и т.п. их наименования пишутся без кавычек и склоняются: Кемеровогэсстрой (Кемеровогэсстрою).
Сокращённые смешанные названия единичных организаций (сложносокращённые слова в сочетании с буквенными аббревиатурами) пишутся с прописной буквы, слитно, без кавычек; причём буквенные аббревиатуры, которые принято писать прописными буквами, сохраняют написание как в начале, так и в середине или в конце сокращённого обозначения: НИИстройкерамика, НИИЭПсельстрой, ГипродорНИИ.

16 Местоимения «Вы» и «Ваш» при обращении к лицам

С прописной буквы местоимение «Вы» (Ваш, Вам и т.д.) пишется при обращении к одному конкретному (физическому или юридическому) лицу в официальных сообщениях («Поздравляю Вас…», «Прошу Вас…» и т.д.). С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах («Где Вы проживали раньше?», «Состав Вашей семьи»).
При обращении к нескольким лицам в переписке используется строчное местоимение «вы» («Прошу вас, уважаемый Сергей Петрович и Иван Васильевич…», «Господа, ваше письмо…»). Также, когда обращение гипотетическое и носит не конкретный характер («Уважаемый коллега! По поводу высказанного вами предложения…»).

17 Названия праздников, торжеств

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.
Со строчной буквы пишутся названия постоянно проводимых массовых мероприятий: день встречи выпускников, день донора, день открытых дверей, субботник.

18 Обозначение диапазона значений

Для обозначения диапазона значений ставят: тире (знак «–»), предлог «от» перед первым числом и «до» – перед вторым. Например: длиной 5-10 м; длиной от 5 до 10 м; с 14.00 до 16.00 час.
При цифровой форме крупных чисел в диапазоне значений необходимо сохранять нули в числе нижнего предела, например: высота 15000-20000 м.
При буквенно-цифровой форме чисел допустимо опускать в числе нижнего предела обозначение тыс., млн., млрд., например: высота 20-30 тыс. м.
Числа в диапазоне значений располагаются от меньшего к большему, от нижнего предела к верхнему, например: Это составляет 60-80% всей массы груза.

19 Номера телефонов, двойные и литерные номера домов

Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево (кроме реквизита «Отметка об исполнителе» в правовых актах и письмах): т. 2-99-90; т. 2-45. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяется левая группа в три цифры: т. 299-85-90.
Двойные номера домов принято писать через косую черту, например: ул.Линейная, 45/2.
Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., 7а.

20 Написания сложных существительных и прилагательных
с числительными в составе

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своём составе числительные, пишутся: 150-летие; 3-этажный дом; 1-, 2-, 3-секционный дом.
Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10%-ный сбор.
Знак «%» при нескольких числах ставится только один раз, например, 50, 60 и 70% (неправильно: 50%, 60% и 70%)

21 Сочетание знаков препинания

Если в начале или в конце предложения, которое нужно выделить в кавычки, стоят слова, уже заключенные в кавычки, то рядом дважды кавычки не ставятся. Например, в телеграмме было сказано: «Трубы предоставит комитет «Кемеровогорресурс».
Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие и тире не ставятся перед закрывающимися кавычками; все эти знаки могут стоять только после кавычек.
Перед открывающей, закрывающей скобками не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире. Эти знаки ставятся только после закрывающейся скобки.

22 Склонение фамилий

Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую и мягкую согласную, склоняются: Майорец – Майорца, Коломиец – Коломийца, Озолинг – Озолинга, Хмель – Хмеля, Шорец – Шорца, Малай – Малая.
Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: Мария Озолинг – Марии Озолинг, Елена Коломиец – Елены Коломиец, Надежда Хмель – Надежды Хмель.
Фамилии, оканчивающиеся на неударную гласную -а, -я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует -и: Неруда – Неруды, Петрарка – Петрарки (но Гарсиа, Гулиа).
Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, склоняются: Головня – Головни, Лобода – Лободы.
Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя.

23 Рекомендации по построению фраз

Составителям писем нетрудно будет построить фразы, если они располагают набором готовых, проверенных долголетней практикой конструкций.
Для объяснения мотивов тех или иных действия, реакции используются следующие выражения:
В связи с отсутствием финансовой помощи...;
В связи со сложной экономической ситуацией...;
В порядке проведения совместной работы...;
В соответствии с вашим письмом...;
В соответствии с протоколом...;
В ответ на ваше обращение...;
В подтверждение нашей договоренности...;
В целях усиления ответственности...;
На ваше обращение... и т.д.
Если составляются письма-просьбы, то используются такие выражения:
Просим оказать содействие...;
Просим выслать в наш адрес...;
Просим принять участие...;
Прошу принять меры...;
Прошу принять к сведению...;
Прошу довести до сведения...;
Прошу ликвидировать задолженность... и т.д.
Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
Направляем информацию...;
Возвращаем справочные материалы...;
Высылаем подписанный с нашей стороны договор...;
Посылаем справочную литературу... и т.д.
Письма-подтверждения начинаются так:
Подтверждаем...;
С благодарностью подтверждаем...;
Фирма «Кристалл» подтверждает... и т.д.
В письмах-напоминаниях используются такие модели:
Напоминаем, что...;
Напоминаем вам, что...
В письмах-извещениях - такие:
Сообщаем, что...;
Ставим вас в известность, что...
В письмах-гарантиях могут содержаться следующие фразы:
Оплату гарантируем...;
Качество изделий гарантируем...;
Сроки выполнить гарантируем... и т.д.
В письмах-приглашениях используются слова:
Приглашаем принять участие...;
Просим направить представителя... и т.д.
Отказы в просьбе и отклонения предложения строятся по таким моделям:
Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...;
Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...;
На Ваше обращение о совместной работе считаем...
В письмах заключительными словами текста могут быть следующее:
Убедительно просим вас выделить 1 млн. руб. на проведение бала выпускников.
Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
Убедительно просим вас не задерживать ответ.
Просим извинить за задержку с ответом.
Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

24 Сокращения как заменители слов и словосочетаний

При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сократить слова. В настоящее время стандартизированы некоторые виды сокращений:
- почтовые сокращения слов, обозначающих населённые пункты (г., обл.);
- названия месяцев (янв.);
- условные обозначения физических величин и единиц измерения (В, кВт, см, мм, кг);
- сокращения, принятые в учётно-отчётной документации (Госбанк, квит. №, расч. счёт);
- названия документов (ГОСТ);
- наименования должностей, учёных званий и степеней (проф., член-корр.; к.э.н., зав., зам., и.о..; ком.).

Наиболее часто употребляемые сокращения слов:
бульвар - бул.
год, годы - г., гг. (при цифрах)
город, города - г., гг.
господину - г-ну
гражданин, граждане - гр-н, гр-не
гражданка, гражданки - гр-ка, гр-ки
железная дорога - ж.д.
железнодорожный - ж.-д.
жилмассив - ж/м
исполняющий обязанности - и.о.
и другие - и др.
и прочие - и пр.
и так далее - и т.д.
и тому подобное - и т.п.
магистраль - маг.
микрорайон - м/р
миллиард, миллиарды -млрд.(после цифрового обозначения)
миллион, миллионы - млн. (после цифрового обозначения)
область - обл.
озеро - оз.
площадь - пл.
переулок - пер.
посёлок - пос.
проспект - пр.
пункт, пункты - п., пп.
река - р. (но реки)
улица - ул.
экземпляр - экз.

25 Виды писем

25.1 Письма-приглашения

По характеру информации письма разделяют на большое количество видов.
Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и т.д. обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации. Обращение к руководителю, конкретному должностному лицу начинается со слов «Уважаемый...», «Глубокоуважаемый...».
Примеры текстов писем-приглашений:

О проведении совещания

Уважаемые коллеги!

Главным управлением МВД Кемеровской области 27 февраля 2015 г. в 10.00 проводится совещание по вопросу взаимодействия ведомств, входящих в государственную систему профи¬лактики и предупреждения преступности несовершеннолетних.
Прошу направить ваших заместителей, курирующих вопросы социальной сферы, для участия в проведении совещания, обсуждении доклада, внесении предложений по совершенствованию взаимодействия ведомств в условиях действия федерального закона «Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних», принятого Государственной Думой 21 мая 1999 года.
Место проведения коллегии:...
Об участии ваших заместителей просьба сообщить по кон¬тактному телефону ... до 11.00 24.02.2005 Ивановой Людмиле Николаевне.

Об участии в региональной курсовой учебе
Уважаемый Виктор Александрович!

21-30 марта 2015 года факультет повышения квалификации Сибирской академии государственной службы проводит региональ¬ную курсовую учебу «Социальная политика государства и управление социальной сферой».
Участники учебы (50 человек) - заместители глав администраций районов, городов по социальным вопросам, руководители и специалисты соответствующих структурных подразделений администраций субъектов РФ Сибирского региона.
В программе учебы:
- социальное развитие России и социальная политика государства;
- реформирование социальной сферы в странах СНГ;
- проблемы социального развития Сибирского региона;
- направления пенсионной реформы в России;
- основные направления деятельности органов власти в области социальной сферы и др.
Учитывая межрегиональный характер этой учебы, прошу Вас выступить 21 марта т.г. перед участниками семинара по теме «Социальные последствия экономических реформ в России и проблемы реализации государственной социальной политики на региональном уровне».

25.2 Письма-просьбы

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в её исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.
Структура письма-просьбы:
- изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;
- изложение просьбы;
- ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена – выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Об оказании спонсорской помощи

Уважаемый Иван Петрович!

В территориальной администрации района имеется три автомобиля 1993 года выпуска. Все они несут большие нагрузки и требуют больших затрат на текущий ремонт, два из них требуют капитального ремонта, затраты на который сопоставимы со стоимостью нового автомобиля.
Убедительно просим оказать спонсорскую помощь на приобретение двух новых служебных автомобилей марки «Волга» для нужд нашей администрации.
В настоящее время медицинская техника нашей районной больницы изношена на 80%. На постоянный её ремонт требуются большие средства, которых нет в бюджете района.
Просим предусмотреть в бюджете области на 2016 год 1,5 млн.рублей на приобретение новой техники и ремонта действующей.

О содержании дорог

Уважаемый Виктор Александрович!

Территориальная Администрация Карасукского района просит Вас принять на содержание на 2015 год дороги, принадлежащие Администрации Черно-Курьинского сельсовета Карасукского района:
1) от республиканской трассы Новосибирск – Павлодар до с.Чёрная Курья протяжённостью 2 км с асфальтовым покрытием;
2) от с.Чёрная Курья до с.Новострой протяжённостью 2 км с грунтовым покрытием.

О предоставлении отсрочки
по выплате платежей

Уважаемый Виктор Александрович!

Наше предприятие производит каталитические теплофикационные установки.
На текущий год имеем несколько договоров на поставку установок, а в перспективе предусматривается организация планомерного серийного производства.
В связи с несвоевременным поступлением платежей от заказчиков – потребителей продукции нашей фирмы убедительно прошу предоставить отсрочку по выплате платежей в Новосибирской областной ФПМП, согласно Договору от 25 августа 2014 года № 02/08, до 15 мая т.г.

О содействии в создании
агропромышленного союза

Уважаемый Иван Петрович!

В настоящее время в абсолютном большинстве субъектов Российской Федерации созданы и действуют хозяйственные некоммерческие организации – агропромышленные (аграрные, крестьянские) союзы, объединяющие товаропроизводителей всех форм собственности. На федеральном уровне они объединены в Агропромышленный союз России.
Как показывает практика, многие агропромышленные союзы оказывают заметное влияние на решение актуальных проблем села, всего АПК.
К сожалению, в Вашей области агропромышленный союз пока не создан. Убедительно просим Вас оказать содействие в создании такой организации в области.

О предоставлении образцов новой продукции

Уважаемые господа!

Благодарим за каталоги новых моделей светотехнического оборудования, ряд которых представляет для нас интерес.
Мы просили бы вас выслать нам образцы следующих моделей А134, А136 и А137 для более детального их изучения. Это даст нам возможность принять решение о размещении дополнительного заказа с учётом расширения ассортимента продукции вашего предприятия.

Об условиях оплаты заказа

Уважаемые господа!

Мы получили ваше письмо относительно заказа № 10-1 на поставку стабилизаторов напряжения.
Мы могли бы согласиться на отсрочку окончательного платежа, если вы произведете оплату первой партии товара до 01.08.2016.
Кроме того, мы можем предоставить вам специальную скидку в размере 2%, если вы разместите дополнительный заказ не менее чем на 50 шт. стабилизаторов напряжения.
Просим в самое ближайшее время сообщить нам о вашем решении.

25.3 Письма-предложения о сотрудничестве

В последнее время широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве.
Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.

О взаимодействии по вопросу
обеспечения врачебными кадрами

Кемеровская государственная медицинская академия на протяжении 65 лет является кузницей врачебных кадров для города Кемерово и Кемеровской области. Свыше 80% врачей, работающих в области и городе, являются нашими выпускниками.
Однако в последнее десятилетие в связи с дефицитом бюджетного финансирования и несовершенством законодательной базы резко усилился отток врачебных кадров из районов Кемеровской области, нарушена система переподготовки и повышения квалификации врачей, а выпускники вуза, видя бедственное положение здравоохранения на периферии, под любым предлогом стараются не ехать на работу в область.
В этой связи на ваше рассмотрение предлагается соглашение о взаимодействии Администрации Кемеровской области и Кемеровской государственной медицинской академии, позволяющее улучшить обеспечение лечебно-профилактических учреждений области врачебными кадрами и повысить качество их работы.

С уважением.

О расширении сферы фирменной
торговли

ОАО «Вымпел» просит рассмотреть вопрос о расширении взаимовыгодного сотрудничества с вашим регионом по организации фирменной торговли на рекомендуемых вами предприятиях.
Наше объединение является крупнейшим в России производителем верхней женской, мужской и детской одежды с дневным выпуском свыше 1300 единиц. Постоянное участие модельеров и конструкторов предприятия на выставках моды позволяет обеспечивать высокий уровень дизайна и качества выпускаемой продукции.
По данным аналитического отчёта объединения, годовой оборот нашей продукции, отпускаемой частным лицам за наличный расчет в ваш регион, составил свыше 7,5 млн рублей. При этом средняя наценка для покупателей составила свыше 46,5% от отпускной цены объединения.
Готовы создать на базе рекомендуемого вами предприятия современный специализированный магазин, провести обучение персонала, решить все вопросы обеспечения его эффективной работы, предложить населению более низкий уровень цен, тесно сотрудничать по всем вопросам с администрацией региона.
Наш опыт организации аналогичных предприятий в других регионах России показывает, что торговая площадь должна быть не менее 150 кв. м. Месторасположение – наличие остановок общественного транспорта, желательно не арендное предприятие.
Готовы выехать на согласованные с вами предприятия для совместного обсуждения нашего сотрудничества.

С уважением.

25.4 Сопроводительные письма

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.
Структура сопроводительного письма:
- сообщение о высылаемом материале;
- уточняющие сведения.
В сопроводительном письме всегда есть такие стандартные выражения: «направляем», «посылаем», «высылаем». В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложения.

О направлении списка лиц

Направляем список лиц, представленных для вручения удостоверений к медали «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.», для дополнительного рассмотрения и документ, на основании которого представляемый внесён в список.

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

С уважением.

25.5 Письма-запросы

Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.
Структура письма-запроса:
- обоснование актуальности запроса;
- содержание запроса;
- ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Об оформлении заказа
на мебель

Уважаемые господа, предлагаем вашему вниманию новый каталог, включающий полный ассортимент выпускаемой нашей фирмой мебели. Мы также направляем прейскурант, в котором предусмотрены значительные скидки нашим постоянным покупателям. Однако мы сможем оформить ваш заказ в течение текущего месяца.

С уважением.

Об оборудовании
для сушки древесины

Концерн «ВАМИТ» специализируется на исследовании технологий сушки древесины. В связи с этим мы крайне заинтересованы в приобретении и монтаже сушильных камер производства российских предприятий.
Просим вас выслать рекламные проспекты и информацию о цене комплексов типовых проектов научно-технической документации на оборудование для сушки древесины.

С уважением.

25.6 Письма-благодарности

В последнее время в практике работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма-благодарности.

О поощрении работников

С 4 по 9 сентября т.г. на базе отдыха профобразования в Ордынском районе проходил семинар ученического актива и заместителей директоров по учебно-воспитательной работе профессиональных училищ области. В работе этого семинара принимали участие работники кафедры социализации личности и психологии воспитания вашего института.
Семинар прошёл на высоком научно-методическом уровне, учащиеся познакомились с идеями демократических начал в управлении и организации учебного процесса, профессиональной подготовки, досуга, а также были включены в активное творчество по ознакомлению с некоторыми моделями организаторской деятельности.
Прошу поблагодарить и найти формы поощрения работников кафедры социализации личности и психологии воспитания (зав. кафедрой Боровиков И.Г.).

С уважением.

О совещании по строительству
завода

Уважаемые господа!

Благодарим за согласие принять участие в совещании по вопросу строительства мусороперерабатывающего завода.
На совещании предполагается обсудить следующие вопросы:
1) возможность выделения земельного участка для завода;
2) получение инвестором гарантий от Министерства финансов РФ или одного из банков на погашение кредита.

С уважением.

25.7 Информационные письма

Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи помощника руководителя, референта или секретаря.
Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.
Объём информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

О спонсорской деятельности

Уважаемые господа!

Информируем вас, что ЗАО «Премьер» ведёт в России широкую спонсорскую деятельность.
Так, в 2014 году компания оказала спонсорскую помощь Департаменту печати и информации; выступила спонсором розыгрыша кубка России по футболу; в рамках культурной программы организовала концерты групп……. и …... в Москве и Санкт-Петербурге.
Компания также ежегодно выступает генеральным спонсором автогонок …..
Руководство ОАО «Премьер» планирует расширение спонсорской деятельности в России и особенно в Москве.

Об учреждении Гильдии
управляющих документацией

Уважаемый господин Окунев!

Сообщаем Вам об учреждении региональной общественной организации «Гильдия управляющих документацией».
Цель организации состоит в том, чтобы наладить обмен опытом и координацию усилий в области совершенствования документационного обеспечения управления различных учреждений, предприятий и организации. Важнейшим направлением деятельности Гильдии управляющих документацией является оказание содействия всем специалистам в распространении передового отечественного и зарубежного опыта в области управления документацией.
В ближайших планах Гильдии усовершенствование организационного документооборота и документационного обеспечения управления в органах власти и управления, в бизнесе, в частности, в сфере договорной деятельности.

О налогах и сборах

Уважаемые господа!

Сообщаем вам, что ООО «Сибдорстрой» в первом квартале 2015 г. не выплачивало следующие виды налогов и сборов:
1) земельный налог;
2) сбор за использование наименований «Россия», «Российская Федерация»;
3) акцизы;
4) налог на рекламу;
5) налог на добычу полезных ископаемых.

25.8 Письма-ответы (отказы)

Схема письма-ответа (отказа) следующая:
- повторение просьбы, на которую составляет ответ;
- обоснование причины отказа (если письмо-отказ);
- констатация отказа.

О сроке поставки копировального
оборудования

Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

С уважением.

О выделении дополнительных
мест для отдыха

Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

С уважением.

О предоставлении налоговых льгот

Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость в фирме... рассмотрено дирекцией компании...
В соответствии с законом... ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории... и расширению не подлежит.
Учитывая изложенное, ваша просьба не может быть удовлетворена.

С уважением.

О приватизации хлебозавода

Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

С уважением.

25.9 Гарантийные письма

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определённых обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу.
Слово «Гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо может быть гарантийным. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, оплата продукции, оплата аренды и т.д.
В таких письмах используются следующие стандартные выражения: гарантируем, фирма гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии).

Об аренде зала

Просим дать разрешение на аренду зала 6 февраля т.г. с 17.00 до 20.00 для организации концерта художественной самодеятельности участникам Всероссийского совещания руководителей начального профессионального образования.
Оплату аренды зала гарантируем.

С уважением.

О погашении кредита

Уважаемые господа!

ООО «Амега» гарантирует погашение кредита, выданного «Сибакадембанком» ЗАО «Женева» на строительство производственных площадей в сумме 100 000 долл. США.
При неуплате указанной ссуды ЗАО «Женева» предоставляет право ОАО «Сибакадембанк» без предварительного предупреждения произвести погашение ссуды и неуплаченных процентов своим распоряжением с нашего расчетного счёта № 40703610900000000075 в АКБ «Экспресс-кредит» или любого другого счёта или путём обращения взыскания на другие ценности, принадлежащие нам.
Действие гарантии прекращается после полного погашения ссуды.
Генеральный директор И.И. Петров

Главный бухгалтер А.Д. Иванова

М.П.

О продаже ультразвукового счетчика

Просим продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик «Расход-7» для измерения расхода воды. Оплату гарантируем.
Наш р/счёт...

С уважением.

Об изготовлении
пригласительных билетов

Просим в срок до 1 октября т.г. изготовить типографским способом 1200 пригласительных билетов на областной праздник, посвящённый 60-летию системы начального профессионального образования.
Оплату гарантируем.

Приложение: образец пригласительного билета.

С уважением.

25.10 Заключение контракта

Особое место в коммерческой деятельности занимают заключение договоров и работа по их выполнению. Заключение обычно сопровождается активной перепиской: партнёры направляют предложения или запросы по предмету и условиям догово¬ра, а также письма-ответы, содержащие согласие с предлагаемыми условиями, отказ от них, контрпредложения и т.п. Например:

Об уточнении договорных условий

Благодарим за быстрое рассмотрение нашего предложения.
Мы рады, что вы согласились с условием 25% предоплаты.
Изучив наши возможности, мы со своей стороны готовы предос¬тавить вам дополнительную скидку в 2% в течение второго полугодия 2015 года.
В случае вашего согласия просим прислать нам проект договора с указанными условиями для его подписания.

Об условиях оплаты
выполненных работ

Уважаемые господа!

С благодарностью подтверждаем получение вашей оферты, условия которой в целом нас устраивают.
Однако нам бы хотелось, чтобы вы увеличили размер аванса, если это возможно. Напоминаем, что за нашу предыдущую работу был установлен аванс в размере 50%, и полагаем, что эта величина должна быть сохранена.
Мы бы хотели получить ваше подтверждение возможности выплаты нам аванса в размере 50% после подписания договора с окончательным расчётом по завершении работы.
Ждём вашего ответа и уверены, что сможем прийти к согласию по данному вопросу.

О подтверждении согласия
с предлагаемыми сроками

Уважаемый господин Фёдоров!

Подтверждаем свое согласие с предложенными Вами сроками сдачи проектной документации в течение полугода с даты подписания договора и первого этапа работ в течение последующего года. Мы включили эти сроки в договор.
Направляем Вам экземпляры договора, подписанные со стороны нашей фирмы, и будем признательны за скорейшее возвращение экземпляра, подписанного со стороны Вашей фирмы.

Об условиях оплаты

Уважаемые господа!

Мы ещё раз внимательно изучили наши возможности и пришли к выводу, что в настоящее время предложенные вами условия оплаты для нас неприемлемы, поэтому, к сожалению, мы пока не можем принять ваши предложения.
В случае изменения обстоятельств надеемся вернуться к этому вопросу.

 

 

Составила: Тетерина Снежанна

Правообладателям

При копировании или скачивания материала, ссылайтесь на наш сайт.

Прокомментировать

Loading
Материалы сайта в категории 18+

Хостинг предоставлен компанией «Бегет»